PERTEMUAN KE 3 MATAKULIAH KOMPUTERISASI AKUNTANSI

BAB III.

CARA MENJALANKAN ZAHIR ACCOUNTING

3.1. LANGKAH LANGKAH MENJALANKAN ZAHIR ACCONTING.

Pada pembahasan kali ini, edisi Zahir Accounting yang digunakan adalah edisi Standar 6.1. Langkah langkah penggunaannya ada dua metode yang dapat di gunakan khususnya dalam  penggunaan nama akun akun yang akan di gunakan yaitu nama akun standar yang di sediakan zahir accounting atau nama account yang kita bauat sendiri. Berikut ini akan di jelaskan penggunaan kedua metode tersebut sebagai berikut:

1.       Menjalankan Program Zahir

Setelah zahir di install di computer, langkah pertama klik star--> Program--> zahir, sampai muncul menu utama sepeti terlihat pada gambar di bawah ini :

Pada menu utama terdiri dari :

1. Membuat Data Baru

Untuk membuat data baru perusahaan yang baru menggunakan Zahir Accounting, langkah h selanjutnya adalah Klik Membuat Data Baru akan muncul gambar seperti di bawah ini :

1.       Nama Perusahaan
Isi dengan nama perusahaan Anda atau nama personal yang dapat mengidentifikasikan usaha Anda. Kotak teks ini harus diisi meskipun Anda akan menangguhkan dalam melengkapi tahap I ini.

2.       Alamat Perusahaan
Isi dengan alamat perusahaan Anda atau alamat personal yang dapat mengidentifikasikan lokasi usaha Anda.

3.       Kota
Pilih nama kota lokasi usaha Anda. Jika nama kota yang Anda maksud tidak tercantum, silakan ketik manual.

4.       Negara
Pilih nama negara lokasi usaha Anda. Jika nama negara yang Anda maksud tidak tercantum, silakan ketik manual.

5.       Kode Pos
Isi kode pos lokasi usaha Anda.

6.       Tel./ Faks.
Isi dengan nomor telepon dan faks perusahaan atau personal.

7.       Email
Isi dengan alamat email perusahaan atau alamat email personal

8.       Website
Isi dengan alamat situs web perusahaan atau personal.

2. Membuat Priode Akuntansi

Setelah data perusahaan di isi seluruhnya klik Lanjutkan, maka akan tampil gambar berikut ini :

menu diatas berfungsi untuk membuat periode akuntansi perusahaan, antara lain :

1.       Periode Akuntansi

Pilihlah bulan dimana Anda akan mulai menginput transaksi menggunakan Zahir, misalnya Anda akan menggunakan Zahir untuk menginput transaksi bulan Juli tahun 2016, maka isilah Bulan = Juli dan Tahun = 2016, atau sesuai dengan peride akuntansi yang di anut perusahaan.

2.       Bulan Tutup Buku

Pilih bulan dimana periode akuntansi selama satu tahun akan ditutup. Di Zahir; satu tahun periode akuntansi terdiri dari 12 bulan, sehingga jika Anda mengisi Tutup Buku Akhir Tahun = Desember, maka periode awal akuntansi adalah Januari dan periode akhir adalah Desember.

3.       Membuat Rekening Standar.

Secara otomatis Zahir akan mengisi rekening perkiraan standar sehingga Anda dapat langsung menginput transaksi. Namun jika Anda ingin mengisi sendiri rekening perkiraan atau ingin mengimpornya dari Ms. Excel maka hilangkan tanda ceklis pada opsi ini dan akan di bahas pada bab cara mengimpor data dari exel ke zahir accounting

4.       Lokasi Penyimpanan Data.

Tentukan lokasi penyimpanan file Data Keuangan, klik tombol di sebelah kanannya untuk memilih folder secara visual. Zahir telah menentukan lokasi data secara otomatis, Anda dapat merubah lokasi ini jika diperlukan.

kemudian klik lanjtkan, akan muncul konfirmasi terhadap data yang telah di input seprti gambar berikut :

       setelah dianggap benar data yang di input,  Klik Proses

C.      Memlih Jenis Usaha

Setelah klarisifikasi selesai klik proses maka akan mucul menu sepeti berikut ini:

Pilih lah salah tu jenis usaha yang sesuai dengan jenis usaha yang sedang dijalankan misalanya perdagangan umum, perdagangan hanphone, dan lain sebagainya. Setelah dipilih jenis usaha, langkah h selanjutnya klik lanjtkan akan muncul pertanyaan “ apakah proses akan di lanjutkan?” jika akan dilanjutkan klik Yes maka akan melanjutkan proses ketahap selanjutnya, da, jika tidak kilk No , maka akan kembali ke menu pilihan jenis usaha. Setelah diklik yes, maka akan mucul pemilihan mata uang.:

D.      Memilih Mata Uang

Setah di klik OK, akan muncul menu pilihan mata uang yang digunakan, dalam menu ini terdiri dari mata uang beberapa negara seperti terlaht pada gambar di bawah ini :

pilihlah mata uang yang sesuai dengan mata uang yang digunakan dalam menjalan usaha perusahaan. Setelah dipilih mata uang yang sesuai, Klik Janjutkankan maka program akan memproses data yang telah di input seperti gambar berikut :

setelah selesai di proses lankah selanjutnya adalah menginput data – data keuangan keuangan seperti gambar berikut ini :

3.2. MEMBUAT DATA MASTER

Sebelum melakukan penginputan transaksi, pertama kali yang dilakukan adalah membuat data master yang akan digunakan dalam transaksi.  Untuk menginput data Master bisa dlakukan dengan cara Klik Seting pada Fasilitas  Menu, akan muncul gambar berikut :

pada menu seting diatas terdiri dari “

1.       Kalsifikasi Akun

Klasifikasi akun berfungsi untuk mengisi "Klasifikasi", yaitu Anda harus menentukan pada sub klasifikasi mana perkiraan yang Anda buat berada. Manfaatkan Dropdown Combo Box klasifikasi untuk menampilkan Daftar sub klasifikasi seperti gambar berikut ini :

Langkah h selanjutnya Klik Lanjutkan akan muncul gambar berikut :

dari menu diatas, dapat dirubah nama akun sesuai dengan keininan, misalanya Harta diganti dengan Aktiva, Kewajiban dengan Hutang dan akun lainnya. Langkah h selanjutnya klik lanjutkan untuk membuat klasifikasi akun, misalnya kalisifikasi Harta, Kewajiban, Modal, dan akun lainnya seperti pada gambar berikut ini:

Langkah selanjutnya Klik lanjutkan untuk menentukan kalasifikasi akun sesuai dengan kalisifikasi seperti, Harta Lancar, Harta Tetap, Kewajiban Lancar, Kewajiban Jangka Panjang, Modal, dan akun lainnya, seperti pada gambar berikut ini:

setelah selesai mengkasifikan akun, langkah berikutnya Klik Lanjutkan  akan muncul item laporan tambahan seperti laba operasi, laba bersih, kemudian Klik Lanjutkan sampai dengan muncul perintah selesai, Klik Daftr Akun , atau dapat dilakukan dengan cara menekan Modul Buku Besar pilih Daftar Akunt maka akan muncul seperti gambar berikut ini :

2.       Akun Penting

Akun penting merupakan akun Akun Penting bukanlah suatu data akun/rekening baru, melainkan hanya informasi atau rujukan bagi program dalam membuat transaksi otomatis, seperti biaya pengiriman barang, pendapatan atas pengantaran barang, Potongan Pembelian dan penjualan, Pendapatan dan Biaya Denda atas keterlambatan, Laba tahun Berjalan, Laba di Tahan, Historical Balance. Untuk melihat akun akun tersebut dapat dilakukan dengan cara mengklik seting pada menu fasilitas à Akun Penting, setelah mucul gambar seperti dibawah ini :

selanjutnya Klik Lanjutkan sampai muncul gamber sepeti di bawah ini

selanjutnya Klik Selesai

3.       Saldo Awal

Menu Saldo Awal merupakan fasilitas yang dimiliki zahir untuk menginput saldo saldo awal akun. Saldo Awal terdiri dari :

a.       Saldo Awal Akun

Untuk pertama kali menggunakan aflikasi zahir, langkah h pertama setelah menginput data – data perusahaan, langkah h selanjutnya adalah meninginput Saldo Awal seluruh Akun, mulai dari Aktiva, Utang, Modal, Pendapatan, Biaya-biaya dan lain sebainya. Untuk menginput saldo awal dapat dimulai dengan mengklik seting --> saldo Awal --> Saldo Awal Akun, akan muncul seperti gambar dibawah ini :

 langkah h selanjutnya, isikanlah saldo awal masing amasing akun yang terdapat dalam neraca, mapun Neraca Saldo yang dimiliki perusahaan.

b.       Saldo Awal Piutang Usaha

Setelah menginput saldo awal masing masing akun seperti diatas, langkah h selanjutnya menginput saldo piutang masing – masing pelanggan dengan langkah h langkah  sebagai berikut:

Langkah  Pertama : Klik Seting --> Saldo Awal --> Saldo Awal piutang, akan muncul gambar seperti dibawah ini :

Langkah Kedua:  KLIK BARU pada menu akan muncul menu seperti gambar dibawah ini :

Langkah  ketiga: Kliklah GAMBAR BUKU pada baris nama pelanggan untuk membuat data data pelanggan seperti gambar di bawah ini :

Langkah  Keempat:  KLIK BARU untuk membuat data – data pelangangga seperti gambar di bawah ini :

setelah data – data di input langkah  selanjunya Rekam, akan muncul nama pelanggan pada gambar langkah ke tiga, klik 2x pada nama pelanggan tersebut atau OK, maka nama pelanngan tersebut akan muncul pada gambar langkah h yang kedua, sesuaikanlah  dengan tanggal periode  perusahaan, isi lah no invoice dari pelanggan tersebut, kemudian mengisi saldo piutang pelanngan tersebut kemudian rekam, maka muncul seperti gambar pada langkah h yang pertama. Jika ingin menginput data pelanggan baru selanjutnya, ikuti langkah  1 sampai dengan 4, dan sterusnya.

c.       Saldo Awal Hutang Usaha

Setelah saldo piutang di input, langkah selanjutnya menginput saldo utang masing masing pemasok atau vendor dengan langkah h sebagai berikut :

Langkah  Pertama: Klik Seting --> Saldo Awal --> Saldo Awal Hutang, akan muncul gambar seperti dibawah ini :

Langkah  Kedua:   KLIK BARU pada menu akan muncul menu seperti gambar dibawah ini :

Langkah  Ketiga, Klik Tanda Gambar Buku pada baris nama Pemasok untuk membuat data data pelanggan seperti gambar di bawah ini

Langkah h Keempat:  KLIK BARU untuk membuat data pemasok baru seperti gambar di bawah ini :

setelah data – data di input langkah  selanjunya Rekam, akan muncul nama vendor atau pemasok pada gambar langkah  ke tiga, klik 2x pada nama vendor tersebut atau OK, maka nama pelanngan tersebut akan muncul pada gambar langkah h yang kedua, sesuaikanlah  dengan tanggal periode  perusahaan, isi lah no invoice dari vendor atau pemasok tersebut, kemudian mengisi saldo Hutang Vendor atau pemasok tersebut kemudian rekam, maka muncul seperti gambar pada langkah yang pertama. Jika ingin menginput data vendor atau pemasok baru selanjutnya, ikuti langkah  1 sampai dengan 4, dan sterusnya.

d.       Saldo Awal persediaan

Modul ini berfungsi untuk menginput saldo awal masing – masing jenis persediaan, baik jumlah fisik, harga per unit dan total harga, untuk menginput saldo awal persediaan dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

Langkah Pertama : Klik Seting --> Saldo Awal --> Saldo Awal Persediaan akan muncul gambar seperti dibawah ini :

Langkah Kedua:  KLIK BARU untuk meninput jumlah persediaan per jenis barang akan muncul seperti gambar berikut ini :

Langkah Ketiga: Klik Tanda Gambar Buku pada baris Kode Barang akan muncul seperti gambar berikut ini:

Langkah Keempat : Klik Baru, untuk menginput data – data persediaan, seperti kode barang, nama barang, satuan, Kelopok Barang, dan lain – lain seperti gambar dibawah ini :

setelah data – data persediaan di isi, data persediaan, harga pokok, metode akuntansi yang di gunakan seperti gambar di bawah ini:

langkah selanjutnya Rekam, maka mucul gambar seperti gambar langkah ke tiga, letakkan pointer pada persediaan yang akan di input, kemudian Klik OK, maka akan muncul gambar seperti gambar pada langkah kedua, isilah jumlah fisik persediaan yang dimiliki, harga satuan, selanjutnya Rekam, maka akan muncul data persediaan pada gambar langkah yang pertama. Jika ingin menginput data persediaan yang baru, ikutilah langkan kedua sampai langkah keempat.

4.       Point Of Sales

Modul ini berfungsi untuk menginput nama kasir dan system pembayaran yang akan dilakukan.

5.       Bahasa

Modul ini berfungsi untuk mensetup bahasa yang dipergunkan.

6.       Setup Program

Modul ini berfungsi untuk melakukan setup pada program zahir, langkah yang dilakukan adalah klik Seting, pilih set-up program, seperti pada gambar di bawah ini :

3.3. RELASI TRANSAKSI DENGAN BUKU PEMBANTU

1.       Transaksi Pembelian

Setiap terjadi transaksi pembelian, Zahir Accounting akan : - Mengupdate tabel Hutang usaha (bila transaksi kredit). - Membuat jurnal double entry

2.       Transaksi Pembayaran Hutang usaha

Mengupdate tabel Hutang usaha (bila transaksi kredit). - Membuat jurnal double entry.  Transaksi Penghapusan Hutang usaha - Mengupdate tabel Hutang usaha (bila transaksi kredit). - Membuat jurnal double entry.

3.       Transaksi Penjualan

Setiap terjadi transaksi penjualan, Zahir Accounting akan : - Mengupdate tabel Piutang usaha (bila transaksi kredit). - Membuat jurnal double entry

4.       Transaksi Pembayaran Piutang usaha

Mengupdate tabel Piutang usaha (bila transaksi kredit). - Membuat jurnal double entry. Transaksi Penghapusan Piutang usaha - Mengupdate tabel Piutang usaha (bila transaksi kredit). - Membuat jurnal double entry.

5.       Tentang Buku Pembantu

Buku pembantu adalah tabel terpisah dari rekening yang berguna untuk mencatat history transaksi hutang usaha, piutang usaha dan persediaan.

Dengan adanya buku pembantu di Zahir Accounting, Anda tidak perlu membuat rekening per pelanggan, per pemasok dan per barang. Sehingga rekening rekening yang Anda buat cukup rekening piutang usaha, hutang usaha dan persediaan.

Sedangkan rincian per pelanggan, per pemasok dan per barang akan disimpan di tabel terpisah. Cukup dengan membuat data pelanggan baru, pemasok baru dan data barang baru maka buku pembantu akan sekaligus dibuat.

Kesalahan yang sering terjadi adalah pengguna Zahir Accounting masih membuat rekening per masing-masing pelanggan, seperti : - 13110 Piutang Usaha Pelanggan A - 13111 Piutang Usaha Pelanggan B - 13112 Piutang Usaha Pelanggan C - dst...

Berbeda dengan Hutang kepada Bank, dimana tidak terdapat tabel khusus yang disediakan, maka Anda dapat membuat beberapa rekening hutang ke bank., Hal ini disebabkan setiap transaksi hutang ke bank selalu di input di transaksi kas masuk, kas keluar atau jurnal umum.

6.       Proses Terjadinya Jurnal Otomatis

Zahir Accounting membuat jurnal transaksi otomatis berdasarkan informasi yang telah disimpan sebelumnya dalam beberapa daftar, daftar tersebut memuat beberapa rekening, yang disebut dengan rekening penting.  Misalkan bila terjadi penjualan kredit, maka Zahir akan melihat data mata uang, dimana terdapat informasi bahwa bila timbul piutang dalam Rupiah maka akan diposting pada rekening '13100 - Piutang Usaha'.