KOMPUTERISASI AKUNTANSI PERTEMUAN KE - 2

FASILITAS ZAHIR ACCOUNTIN

Dalam aplikasi Zahir Accounting terdapat perbedaan antara fasilitas Menu Aplikasi dan Modul Aplikasi seperti terlihat pada gambar di bawah ini :

1.1.        MENU UTAMA

1.              Membuat Data Baru.

Digunakan untuk membuat data kerja baru. tidak ada pembatasan banyaknya jumlah data saat membuat data kerja.

2.              Membuka Data Sebeumnya.

Untuk membuka data keuangan yang terakhir kali pernah dibuka. Jika sebelumnya Anda pernah membuka data PT ABC melalui tombol Buka Data, maka tombol Buka Data Sebelumnya jika di klik akan selalu otomatis membuka data PT ABC, kecuali Anda kemudian membuka data keuangan lainnya.

3.              Daftar Data Sebelumnya.

Menampilkan nama-nama data keuangan yang pernah dibuka sebelumnya. Klik pada salah satu nama file untuk membuka data tersebut. Disini akan ditampilkan maksimum lima data keuangan yang terakhir Anda buka.

4.              Registrasi.

Untuk dapat menggunakan Zahir, Anda diharuskan melakukan registrasi terlebih dahulu. Klik tombol Register ini untuk melakukan registrasi.

5.              Membuka File Back-Up.

untuk membuka file backup yang sebelumnya pernah dibuat melalui fasilitas backup. File backup menggunakan format *.gbk

6.              Buka Data.

untuk membuka data keuangan yang pernah dibuat sebelumnya. File data keuangan di Zahir akan selalu menggunakan format *.gdb atau *.fdb.

7.              Video Training.

Berisi panduan penggunaan program dalam bentuk video tutorial.

8.              Keluar.

untuk keluar dari program (menutup aplikasi Zahir).

1.2.        FASILITAS MENU

Fasilitas Menu terdiri atas beberapa sub menu seperti terlihat dalam gambar berikut ini

Fungsi dari menu diatas adalah :

1.   Menu File berfungsi untuk membuat data keuangan baru, atau kembali ke menu utama, membackup data, menjalankan alat bantu, membuat password dan hak akses, dan lain sebagainya.

2.       Menu  Setting  berfungsi untuk mensetup  klasifikasi  akun, akun penting, saldo awal terdiri dari saldo awal akun, saldo awal piutang dan hutang usaha, saldo awal persediaan, mengatur bahasa, mengatur konfigurasi Point of Sales, dan mengatur konfigurasi program (Application Setting).

3.       Menu Tutup Buku berfungsi untuk melakukan proses Tutup Buku Akhir Bulan dan Tutup Buku Akhir Tahun.

4.       Menu Window berfungsi untuk menutup semua jendela/form yang terbuka. dan Menampilkan/Menyembunyikan Panel Samping.

5.       Menu F1( Petuntuk) berfungsi untuk menampilkan  panduan  penggunaan  program,  video  training, mendownload  update  terbaru,  mengirim  email  kritik,  saran  dan  pertanyaan kepada pihka Zahir dan melakukan registrasi program pada menu Petunjuk.

1.3. FASILITAS MODUL.

Fasilitas modul terdiri dari dari beberapa icon seperti di bawah ini :

fasilitas – fasilitas tersebut berfungsi untuk :

1.      Modul Data – Data

Modul data – data berfungsi untuk membuat data master disuatu data kerja di Zahir Accounting, jika diKlik  modul tersebut akan terlihat seperti gambar dibawah ini :

masing – masing modul tersebut berfungsi untuk :

a.       Modul Data Nama Alamat

Untuk membuat dan mengedit data pelanggan, supplier dan karyawan, menampilkan detail  transaksi per pelanggan, per supplier dan per salesman, serta menampilkan grafik analisa penjualan pelanggan, pembelian supplier dan kinerja salesman

b.       Modul Data Rekening.

Modul ini berfungsi untuk memeriksa kesesuaian nama rekening dengan rekening yang akan di gunakan, dan juga untuk menambah rekening baru serta menghapus rekening yang tidak di perlukan..

c.       Modul Mata Uang

Untuk mengelola mata uang yang akan digunakan dalam transaksi, menentukan rekening-rekening yang akan digunakan dalam transaksi menggunakan mata uang tersebut, dan menentukan nilai tukarnya.

d.       Modul Harta Tetap

Modul ini berfungsi untuk menyusun daftar harta tetap yang dimiliki perusahaan, baik dari harga perolehan, kelompok, umur, nilai penyusutan baik pertahun mau[un bulanan secara otomatis, dan nilai buku dari aktiva tersebut.

e.       Modul Data Produk

Modul ini berfungsi untuk menginput atau melihat daftar produk (persediaan) yang dimiliki perusahaan baik dari segi jumlah unit perjenis produk dan harga pokok perjenis produk yang dimiliki.

f.         Modul Data Proyek

Untuk mengelola data proyek, membuat data proyek baru, membuat tahapan pekerjaan, membuat anggaran biaya per proyek dan melihat rincian biaya per proyek. Modul ini  dapat diterapkan untuk usaha jasa seperti advertising, untuk mencatat pengeluaran biaya per tahapan pengerjaan pesanan pelanggan. Serta dapat digunakan untuk usaha kontraktor, untuk membuat anggaran pengeluaran biaya per proyek dan analisa biaya per proyek secara detail per tahapan pengerjaan. Fasilitas proyek dapat juga digunakan untuk usaha manufaktur, sebagai internal proyek, yaitu satu nama proyek untuk satu produk yang akan diproduksi, sehingga semua elemen biaya dapat terkontrol

g.       Modul Data Harta Tetap

Modul ini berfungsi untuk mengelola harta tetap, mencatat nilai perolehan dan menghitung beban penyusutan per bulan

h.       Modul Data Pajak

Modul ini berfungsi untuk menentukan besarnya pajak yang akan dibebankan kepada setiap jenis produk, baik PPN, PPh 23 dan lainnya

i.         Modul Satuan Pengukuran

Modul ini berfungsi untuk menentukan satuan dari masing masing jenis produk

j.         Modul Produk / Kelompok Barang

Modul ini berfungsi untuk menentukan kelompok barang barang yang dimiliki, apaka barang tersebut akan dijual, di beli, atau disimpan, serta befungsi untuk mementukan metode penilaian persediaan.

2.      Modul Buku Besar

Modul Buku besar ini digunakan untuk melakukan transaksi jurnal umum, membuat daftar akun, membuka buku besar per akun, jika di klik akan nampak seperti gambar berikut ini :

modul  yang terdapat dalam modul buku besar sebagai berikut :

a.       Data Rekening Perkiraan

Data Rekening Perkiraan ini pada perinsipnya fungsinya sama seperti fungsi Modul Data rekening pada modul data – data diatas.

b.       Transaksi Jurnal Umum.

Form transaksi jurnal umum akan berguna untuk transaksi-transaksi yang tidak dapat diinput melalui form transaksi khusus, seperti transaksi adjustment, pengalokasian dan koreksi.

Contoh pembayaran listrik untuk bulan Januari baru dibayar setelah pada tanggal 15 Pebruari, maka di akhir bulan Januari perlu dibuatkan transaksi adjustment untuk mencatat hutang biaya listrik, dengan tujuan agar laporan Laba-Rugi akan lebih akurat. Lihat penjelasan tentang Transaksi Adjustment untuk melihat contoh-contoh transaksi lainnya.

c.       Buku Besar

Setiap rekening perkiraan memiliki buku pembantu tersendiri yang dikenal dengan istilah buku besar. Seperti halnya buku tabungan bank, buku besar akan menampilkan perubahan saldo setiap rekening (debet dan kreditnya)..

d.       Daftar Transaksi Jurnal

Untuk menampilkan daftar transaksi jurnal umum yang pernah anda buat dalam suatu periode. Melalui menu ini pula Anda dapat mencetak, mengedit dan menghapus transaksi jurnal umum yang sudah diinput sebelumnya

3.      Modul Penjualan

Modul Penjualan berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan baik kredit maupun tunai, mencatat penerimaan piutang, melihat daftar piutang, dan mencatat kelebihan pembayaran piutang apabila terjadi, Modul modul tersebut berkaitan dengan buku pembantu Piutang, dan Persediaan, apabila di klik pada modul tersebut nampak gambar sebagai berikut :

Modul penjualan terdiri dari :

a.       Input Penawaran

Untuk menginput penawaran harga kepada pelanggan, dimana jika penawaran harga telah disetujui maka nomor penawaran harga tersebut akan menjadi dasar pembuatan sales order, sehingga anda tidak perlu menginput ulang item-item penjualan di sales order. Catatan : Penawaran Harga hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena input penawaran harga ini tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu piutang usaha.

b.       Input Order Penjualan

Untuk menginput order penjualan, dimana nomor faktur order penjualan ini akan menjadi dasar pembuatan faktur penjualan. Selanjutnya Anda dapat mengetahui berapa barang yang sudah dikirim dan berapa yang belum dengan membuka kembali transaksi order penjualan yang pernah diinput sebelumnya (melalui daftar order penjualan atau laporan penjualan).

Catatan : Sales order hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena input sales order ini tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan   dan tidak membuat kartu piutang usaha

c.       Input Penjualan

Modul ini berfungsi untuk menginput transaksi penjulan, baik secara tunai maupun secara kredit dan secara otomatis berpengaruh terhadap persediaan.

d.       Input Retur Penjualan

Formulir yang akan ditampilkan akan serupa dengan transaksi penjualan/pengiriman barang per pelanggan, namun hasil akhirnya adalah kebalikan dari penjualan, yaitu barang dikembalikan ke kartu stok, piutang pelanggan berkurang, dst.

Transaksi retur secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok penjualan, menambah kartu stok dan mengupdate kartu piutang.

e.       Daftar Piutang

Modul ini berfungsi untuk melihat daftar piutang masing masing pelanggan, modul ini sama fungsinya dengan buku pembantu piutang, Modul ini terdiri dari nama pelanggan, mata uang, total piutang, piutang terbayar, dan saldo piutang.

f.         Pembayaran Piutang Usaha

Modul ini berfungsi untuk mencatat piutang yang telah di terima dari langganan dan secara otomatis akan terhubung dengan daftar piutang masing masing langganan.

g.       Pengembalian Kelebihan (Kredit)

Modul ini berfungsi untuk mencatat pengembalian kelebihan penerimaan Piutang dari langganan

h.       Data-data

Modul ini terdiridari Nama Alamat, Produk, Satuan Pengukuran, Departemen, Proyek, Mata Uang, Data Pajak, Rekening Perkiraan, fungsinya sama dengan Fungsi Modul Data – data diatas.

i.         Daftar Transaksidan Cetak Faktur

Modul ini terdiri dari :

ü  Daftar Penjualan berfungsi untuk melihat daftar barang atau produk yang terjual pada periode tertentu.

ü  Pembayaran Piutang Modul ini fungsinya sama dengan fungsi pada poin “c” di atas.

4.      Modul Pembelian.

Modul ini berfungsi untuk menacatat traksaksi pembelian yang dilakukan secara kredit maupun tunai, melihat daftar utang, mencatat pembayaran utang, dan mencatat kelebihan pemabayaran utang usaha. Modul modul tersebut berkaitan dengan buku pembantu Utang, dan Persediaan, apabila di klik pada modul tersebut nampak gambar sebagai berikut :

Ini adalah tampilan menu pembelian, dimana semua fasilitas yang terkait dengan pembelian ditampilkan disini. Tampilan menu di komputer Anda akan berbeda tergantung Edisi dan Fitur yang Anda miliki.

Modul Pembelian terdiri dari :

a.       Input Permintaan Barang

Form permintaan pengadaan barang, contoh : seorang manajer keuangan mengajukan kepada bagian pembelian untuk pengadaan software akuntansi, selanjutnya bagian pembelian (sebelum membeli) akan meminta vendor-vendor software akuntansi untuk membuat penawaran harga.

Catatan : Form Permintaan Barang hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form permintaan barang tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha.

b.       Penawaran Harga.

Berdasarkan nomor permintaan barang dari suatu departemen, bagian pembelian meminta kepada supplier untuk mengajukan permintaan penawaran harga melalui form meminta penawaran harga, dimana nantinya akan menjadi dasar order pembelian.

Catatan : Form Meminta Penawaran Harga hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form ini tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha.

c.       Order Pembelian

Setelah penawaran harga diterima, dan harga disetujui, maka bagian pembelian dapat menginput purchase order melalui form ini. Selanjutnya Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang yang sudah diterima dan berapa yang belum dengan membuka kembali transaksi purchase order yang pernah diinput sebelumnya (melalui daftar purchase order atau laporan pembelian).

Catatan : Form Purchase Order hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form ini tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha.

d.       Input Pembelian

Modul ini berfungsi untuk menginput transaksi pembelian, baik secara tunai maupun secara kredit dan secara otomatis berpengaruh terhadap persediaan

e.       Input Retur Pembelian

Modul ini berfungsi untuk menginput pengembalian barang (retur), transaksi retur secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok, mengurangi kartu stok dan mengupdate kartu hutang

f.         Daftar Utang

Modul ini berfungsi untuk melihat daftar utang masing masing vendor, modul ini sama fungsinya dengan buku pembantu utang, Modul ini terdiri dari nama Vendor, mata uang, total utang, total utang terbayar, dan saldo utang.

g.       Pembayaran Utang

Modul ini berfungsi untuk mencatat utang yang telah di bayar kepada vendor dan secara otomatis akan terhubung dengan daftar utang masing masing vendor.

h.       Penerimaan kembali (debet).

Modul ini berfungsi untuk mencatat penerimaan kembali kelebihan pembayaran utang kepada vendor.

i.         Data – data

Modul ini terdiridari Nama Alamat, Produk, Satuan Pengukuran, Departemen, Proyek, Mata Uang, Data Pajak, Rekening Perkiraan, fungsinya sama dengan Fungsi Modul Data – data diatas.

j.         Pembayaran Utang dan cetak Faktur

Modul ini terdiri dari :

ü  Daftar Pembelian

Berfungsi untuk melihat daftar barang atau produk yang telah dibeli pada periode tertentu.

ü  Pembayaran Piutang

Modul ini fungsinya sama dengan fungsi pada poin “c” di atas

5.      Modul kas dan Bank

Modul ini berfungsi untuk mencatat transaksi Kas Masuk dan Kas Keluar, baik yang bersal dari pelanggan, maupun dari perusahaan, modul ini juga berfungsi untuk mentransfer uang baik antar rekening maupun antar bank, serta fungsi rekonsiliasi  bank jika modul ini di klik akan nampak gambar sebagai berikut :

Modul ini terdiri dari :

a.       Transfer Kas

Modul ini berfungsi untuk mencatat pemindah bukuan dari akun kas ke akun bak atau sebaliknya dari akun bank ke akun kas maupun ke kas kecil.

b.       Kas Masuk

Modul ini berfungsi untuk mencatat penerimaan kas atau bank yang bukan berasal penerimaan penjualan tunai dan piutang, seperti penerimaan kas atas penambahan modal oleh si pemilik, penerimaan dari pinjaman, atau pendapatan lain – lain.

c.       Kas Keluar

Modul ini berfungsi untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas selain Pembelian tunai dan pembayaran utang usaha, seperti pembayaran biaya operasional perusahaan ( Biaya Gaji, Listrik, telpon, dan lainnya )

d.       Daftar Giro Masuk

Menampilkan daftar transaksi giro masuk dengan informasi no cek, tanggal jatuh tempo, no referensi dan saldo

e.       Daftar Giro Keluar

Menampilkan daftar transaksi giro keluar dengan informasi no cek, tanggal jatuh tempo, no referensi dan saldo

f.         Rekonsiliasi

Modul ini berfungsi untuk melakukan penyesuaian atan pencatatan kas yang dilakukan perusahaan dengan pencatatan kas yang dilakukan oleh bank.

6.      Modul Persediaan

Modul Persediaan berfungsi untuk melakukan penyesuaian, pemindahan,  dan melihat daftar ketersediaan stok yang dimiliki, serta berfungsi untuk melihat persediaan perusahaab yang melakukan pengolahan barang setengah jadi menjadi barang siap untuk dijual, apabila modul ini di klik akan nampak gambar seperti berikut ini :

Modul ini terdiri dari :

a.       Pemakaian/Penyesuaian Barang

Untuk menginput transaksi pemakaian barang/penyesuaian, misalkan barang A di gudang digunakan untuk proses produksi proyek B, maka gunakan transaksi ini untuk mencatat barang keluar.

Catatan : Anda tidak perlu membuat transaksi pemakaian/adjustment untuk barang yang dijual kepada pelanggan (dimana barang tersebut telah diinput di transaksi penjualan), Zahir secara otomatis telah membuatkan transaksi pemakaian/adjustment yang semestinya.

b.       Transfer Barang antar Gudang

Di gunkan untuk mentransfer barang antar gudang untuk menginput transaksi pindah barang dari suatu gudang ke gudang lainnya. Misalkan Barang A dipindah sebanyak 100 box dari Gudang X ke gudang Y.

c.       Stock Opname

Modul ini berfungsi untuk melihat daftar persediaan masing masing produk yang terdiri dari kode, nama barang, satuan, tersedia menurut buku dan fisik, serta selisih antara buku dan fisik.

d.       Perakitan/Assembly

Berfungsi untuk membantu memudahkan pencatatan biaya produksi dari suatu produk yang komponennya di sudah ditentukan (assembly).

e.       Barang Kosinyasi

Modul Barang Konsinyasi sangat menyerupai dengan transaksi pembelian/penerimaan barang, perbedaan terdapat pada output yang dihasilkan transaksi ini, yaitu hanya menambah jumlah barang di gudang (hanya mencatat kartu stok barang) dan tidak membuat jurnal transaksi dan tidak mencatatnya di kartu hutang usaha.

 Catatan : Barang konsinyasi adalah masih menjadi milik supplier, barang hanya dititipkan untuk dijual. Setelah barang ini terjual baru timbul hutang konsinyasi, dan juga terbentuk transaksi jurnal.

f.       Retur Barang Konsinyasi.

Modul Retur Barang Konsinyasi juga serupa dengan transaksi retur pembelian, perbedaan terdapat pada output yang dihasilkan transaksi ini, yaitu hanya mengurangi jumlah barang di gudang (hanya mengupdate kartu stok barang) dan tidak membuat jurnal transaksi dan tidak mencatatnya di kartu hutang usaha

g.       Penentuan Harga Jual

Modul ini berfungsi untuk menentukan harga jual per masing-masing barang berdasarkan formula dan parameter yang bisa Anda pilih.

h.       Management Persediaan

Modul ini berfungsi  untuk membuat proyeksi pemakaian/penjualan per masing barang berdasarkan histori penjualan barang pada bulan-bulan sebelumnya, serta berguna untuk penentuan level minimum barang secara otomatis yang akan menjadi dasar pembuatan purchase order otomatis.

7.      Modul Laporan

Modul Laporan berfungsi untuk melihat atau mencetak lapaoran laporan yang di inginkan seperti Analisis Bisnis, Laporan Keuangan, Laporan Penjualan dan Piutang, Laporan pembelian dan Hutang, Laporan Barang, dan Laporan Lainnya, apabila kita klik modul laporan akan nampak seperti gambar berikut ini :

Modul Laporan ini terdiri dari :

1. Laporan Keuangan ( Finacial Report ).

Modul ini berfungsi untuk melihat dan mecetak laporan keuangan keuangan pada periode tertentu, yanmg terdiri dari Laporan Keuangan, Buku besar, Kas dan Bank, Koleksi Laporan Keuangan

2. Laporan Penjualan dan Piutang

Modul ini terdiri dari :

ü  Laporan Penjualan yang berfungsi untuk melihat laporan penjualan, baik per item barang maupun penjualan persalesmen per faktur, maupun penjualan per pelanggan, Daftar Retur Penjualan.

ü  Laporan Piutang, berfungsi untuk melihat daftar piutang per langganan, persalesmen, dan juga untuk mecatak surat tagihan kepada pelanggan.

3. Laporan Pemeblian dan Hutang

Modul Ini terdiri dari :

ü  Laporan Pembelian yang berfung untuk melihat daftar barang yang telah dibeli, baik daftar pembelian setiap pemsok, dan daftar retur pembalian.

ü  Laporan Hutang, berfungsi untuk melihat rician utang usaha per pemasok, mutasi hutang, pembayaran utang.

4. Laporan Barang

Modul ini berfungsi untuk melihat daftar barang yang telah dibeli dan dijual, daftar barang pergudang, barang kosinyasi, mutasi barang,

SOFTWARE ZAHIR ACCOUNTONG VERSI DEMO DAPAT DI DOWNLOAD DI SINI